Для ФОПів на загальній системі оподаткування первинні документи мають принципове значення. Саме документально підтверджені витрати можуть зменшувати оподатковуваний дохід підприємця. Тому важливо не лише мати документи на витрати, а й правильно їх оформлювати. Пише kherson.tax.gov.ua
Якщо первинка складена з помилками або не містить обов’язкових реквізитів, у податкової можуть виникнути питання до підтвердження таких витрат. У результаті підприємець ризикує втратити право на їх врахування при визначенні чистого оподатковуваного доходу.
У якій формі можуть бути первинні документи
Первинні документи можуть оформлюватися як у паперовій, так і в електронній формі. Головна умова — вони повинні містити обов’язкові реквізити, передбачені законодавством.
Йдеться про вимоги ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Електронні документи також можуть використовуватися для підтвердження господарських операцій. Але якщо документ створений автоматично програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, він має відповідати вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Зокрема, на такому документі має бути накладений електронний підпис або електронна печатка.
Які додаткові реквізити можуть бути в первинці
Залежно від змісту господарської операції, виду документа та способу обробки інформації, первинні документи можуть містити не лише базові, а й додаткові реквізити.
До них можуть належати:
- печатка;
- ідентифікаційний код суб’єкта господарювання з ЄДР;
- номер документа;
- підстава для здійснення господарської операції;
- дані документа, що посвідчує особу отримувача;
- інші реквізити, необхідні для конкретної операції.
Такі вимоги передбачені Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну №88 від 24 травня 1995 року.
Чому важливі навіть технічні деталі
Під час оформлення первинних документів потрібно звертати увагу не лише на основні дані, а й на технічні моменти. Наприклад, вільні рядки в первинних документах необхідно прокреслювати.
Це передбачено п. 2.10 Положення №88.
На перший погляд така вимога може здаватися формальністю. Але для податкового обліку дрібні помилки в первинці можуть мати практичні наслідки. Особливо для ФОПів на загальній системі, адже їхні витрати мають бути підтверджені належним чином.
Що варто перевіряти ФОПу-загальнику
ФОПу на загальній системі варто регулярно перевіряти, чи всі документи, які підтверджують витрати, оформлені коректно. Особливу увагу потрібно приділяти договорам, актам, накладним, рахункам, квитанціям, платіжним документам та електронній первинці.
Важливо, щоб із документа було зрозуміло:
- хто здійснював операцію;
- яка саме операція відбулася;
- коли вона була здійснена;
- на яку суму;
- хто відповідає за її оформлення;
- чи має документ необхідні реквізити.
Якщо документ не дозволяє чітко ідентифікувати господарську операцію, його доказова сила для підтвердження витрат може бути під сумнівом.
Первинка для ФОП – це не формальність, а захист витрат
Для підприємця на загальній системі первинні документи напряму впливають на суму податку. Чим якісніше оформлена первинка, тим менше ризиків під час перевірки та тим легше обґрунтувати понесені витрати.
Тому ФОПам варто не відкладати документи “на потім”, а системно збирати, перевіряти та зберігати первинку. Особливо якщо йдеться про витрати, які підприємець планує враховувати при розрахунку оподатковуваного доходу.
Коректно оформлений документ — це не просто папір або файл. Це аргумент підприємця у разі податкових питань.
Джерело інформації: ДПС у Херсонській області | Фото: ChatGPT
